Alphonse Williams

Alle reden über das Wetter,

aber keiner ändert irgendetwas daran.

Mark Twain

Die Zeit ist trügerisch, denn sie ist kaum definierbar, fassbar oder vorstellbar. Ein wenig ähnelt sie dem Wetter. Auch über sie reden wir ständig, ohne sie wirklich zu verstehen oder ihren Lauf verändern zu können. Wir beschweren uns darüber, wie schnell sie vergeht, und beklagen uns, dass uns das moderne Leben permanent in Hektik hält. Wir ärgern uns, weil wir noch nicht einmal die Zeit haben, ein Buch zu lesen oder uns unseren Familien zu widmen. Wir sind einfach zu sehr eingespannt, um neue soziale oder Geschäftsbeziehungen zu knüpfen oder bestimmte neue Dinge zu erlernen. Niemand scheint in der Lage zu sein, die Zeit zu stoppen oder zu verlangsamen.

Führt ein besseres Selbstmanagement, d.h., eine effektive Kontrolle und Beherrschung unseres Selbst, automatisch auch zu einem besseren Zeitmanagement? Was bringt uns Zeitmanagement überhaupt? Und was ist eigentlich Zeit?

Cäsiumatome haben zwei Grundzustände. Durch eine elektronische Strahlung mit einer Frequenz von 9,192.631.770 Hertz zwingen Physiker das Cäsiumatom, seinen Zustand zu ändern. Eine Sekunde dauert demzufolge 9,192.631.770 Periodendauern dieser Strahlung. Eine Minute besteht aus 60 dieser Periodendauern, eine Stunde aus 60 mal 60 usw.. Also wissen wir doch eigentlich, was Zeit ist, oder etwa nicht? Definitionen wie diese sind zwar hilfreich, gewähren uns aber keinen Einblick in das wahre Wesen der Zeit. Um einen solchen Einblick zu erhalten, müssten wir Fragen beantworten können, die noch viel komplexer und schwieriger sind: Warum sind wir nicht in der Lage, uns in der Zeit zurück zu bewegen? Was bedeutet es, wenn ein Ereignis auf ein anderes Ereignis folgt? Was genau versteht man unter Gegenwart und Zukunft?

Zeitmanagement bedeutet Selbstkontrolle

Auch wenn wir keine genaue Definition von Zeit besitzen, versuchen wir doch, unsere Zeit optimal zu verwalten. Buchhandlungen und Bibliotheken sind voll von Büchern, die sich mit Zeitmanagement befassen, und Seminare zum gleichen Thema finden in der Geschäftswelt regen Zulauf. Beschäftigt man sich mit dem Thema, wird eines recht schnell klar: Zeitmanagement bedeutet so viel wie Selbstkontrolle und -beherrschung in Hinblick auf die Zeit. Ohnehin können wir nur ‚unsere eigene Zeit‘ und das, womit wir uns beschäftigen, auch selbst verwalten. Das Geschehen im Rest des Universums nimmt ganz ohne unser Dazutun seinen Lauf.

Ein erfolgreiches Zeitmanagement erfordert eine Reihe von praktischen Techniken, Prinzipien, Methoden, Schritten, Werkzeugen und Strategien, die so eingesetzt werden müssen, dass sie ein realistisches Grundgerüst bilden. Die Errichtung dieses Gerüsts erlaubt uns zu begreifen, was genau unsere Ziele sind, wie wir sie erreichen können und wie wir uns dieses Gerüst in seiner ganzen Vielschichtigkeit zu Nutze machen können. Wenn wir beabsichtigen, es langfristig zu nutzen, sollten wir den hier vorgestellten Ansatz vom Vorderhirn ins Hinterhirn wandern lassen, damit aus abstrakten Gedanken reale Reflexe und Gewohnheiten werden.

Ein umfassender Ansatz zum Selbstmanagement in Hinblick auf die Zeit wird uns helfen, unsere Ziele zu verwirklichen, weil er sich an unserem Selbst orientiert. Wenn wir also die physischen, psychischen und soziologischen Aspekte unseres Selbst verinnerlichen, wird es uns gelingen, ein vollständiges und zusammenpassendes Gefüge zu errichten. Und wenn dieses Gefüge auf all den unterschiedlichen Aspekten unseres Daseins basiert, spiegelt es auch die Vielschichtigkeit unseres Daseins wider.

Ganzheitliches Zeitmanagement

Ganzheitliches Zeitmanagement legt besonderen Wert auf Selbsterkenntnis. Nur das, was wir auch verstehen, können wir organisieren und kontrollieren. Dies ergibt sich allein schon aus der Logik und dem gesunden Menschenverstand. Kein Manager in der Wirtschaft kann seinen Geschäftsressort erfolgreich leiten, wenn er nicht über die notwendigen Kenntnisse in Psychologie, menschlichem Verhalten und Soziologie verfügt. Wie soll also ein Mensch sein Selbst in den Griff bekommen, ohne über die diesem zu Grunde liegenden treibenden Kräfte und Strukturen Bescheid zu wissen?

Westliche und östliche Gedankenschulen kennen verschiedene Definitionen für das ‚Ich‘, für jenen Begriff also, den wir normalerweise benutzen, um uns von anderen abzugrenzen. Die unterschiedlichen Definitionen haben jedoch einige gemeinsame Berührungspunkte und gestehen jedem Menschen Folgendes zu:

• Einen physischen Aspekt seiner Existenz (den Körper) und sowohl Eigenschaften, die er mit den Tieren gemeinsam hat, als auch solche, die ihm eigen sind.
• Verschiedene nicht-physiologische Aspekte wie Seele, Verstand, Bewusstsein, Gewissen, Selbstgefühl, Willenskraft, sechster Sinn usw.. Diese Aspekte weisen auf die Existenz einer nicht-materiellen Sphäre hin, die mit unserer physischen Existenz eng verbunden ist. Der Sufismus lehrt uns, welches die Komponenten unserer spirituellen Existenz sind: das fleischliche Selbst, das Ego, die Seele, das Herz, die Empfänglichkeit für das Göttliche und das Böse, den Verstand und weitere mehr.
• Andere Menschen, mit denen er im Verlauf seines Lebens unterschiedliche Arten von Beziehungen unterhält.

Ganzheitliches Zeitmanagement verlangt von uns, dass wir die physiologischen, psychologischen, spirituellen und soziologischen Aspekte unseres Daseins verstehen.

Die physiologische Komponente

Wenn wir lernen wollen, wie unser Körper funktioniert, liegt es nahe, mit seinen Funktionen zu beginnen. Wichtig ist hier vor allem, dass wir uns mit seinen vielen Rhythmen vertraut machen, die von einer Stunde bis hin zu mehreren Wochen dauern können, und dass wir uns auch der genau festgelegten Zeiten bewusst werden, an denen er unterschiedliche Hormone ausschüttet. Einen sinnvollen Zeitplan für unsere täglichen Unternehmungen können wir außerdem nur dann erstellen, wenn wir genau wissen, welche Tageszeiten für welche Aktivitäten förderlich sind. Für die Lösung schwieriger und geistig anspruchsvoller Probleme bietet sich zum Beispiel der frühe Morgen an, denn da werden die meisten Hormone ausgeschüttet, die für Energie und geistige Klarheit verantwortlich sind. Beziehungen knüpfen und das Langzeitgedächtnis trainieren sollte man hingegen besser nachmittags.

Im Verlaufe des Tages machen wir mehrere mentale Tiefs durch. Normalerweise führen wir diese auf zu üppige Mahlzeiten, auf einen Mangel an Schlaf oder auf andere äußere Faktoren zurück. Das mag zwar alles richtig sein, die Tiefs haben jedoch noch eine viel natürlichere Ursache: den Tagesrhythmus unseres Körpers. Dieser Biorhythmus, der sich über ca. 90 Minuten erstreckt, signalisiert unserem Körper, wann er eine kurze Pause benötigt. Wir verspüren also den Drang zu gähnen, können uns nicht mehr konzentrieren oder verlieren uns in Tagträumen. Wenn wir auf diese Signale hören und ihnen Beachtung schenken, erlauben wir unserem Körper, neue Energie zu tanken und im Verlauf der nächsten Stunde erneut zu Höchstform aufzulaufen. Wenn wir sie aber ignorieren oder z.B. mit Kaffee oder anderen anregenden Mitteln bekämpfen, sind wir vielleicht vorübergehend kurz wachsamer und leistungsfähiger, bauen aber später umso stärker ab. Das Bedürfnis des Körpers nach einer Pause verschwindet nicht einfach. Entweder es kehrt in der nächsten Phase des Rhythmus zurück, oder es lässt uns den ganzen Rest des Tages über Stress empfinden.

Auch die Art und die Menge an Nahrung, die wir zu uns nehmen, beeinflusst unser Zeitmanagement. Man bedenke nur, wie viel Zeit wir mit der Zubereitung von Essen verbringen, ganz zu schweigen von der Zeit, in der wir uns während und nach der Beendigung des Mahls in der Küche aufhalten. Viele Speisen regen unsere geistigen Fähigkeiten an oder drosseln sie. Manche beeinflussen auch unseren Schlaf. Ein weiterer wichtiger Bestandteil unseres physiologischen Lebens ist regelmäßiger Sport, der uns dabei hilft, gesund zu bleiben. Bestimmte Übungen tragen zum Stressabbau bei und versorgen uns mit zusätzlicher Energie.

Für die Ausarbeitung eines effektiven Zeitmanagement-Programms ist es von größter Wichtigkeit, dass wir unseren Körper verstehen und gut behandeln.

Die psychologische Komponente

Wenn es uns gelingt, die metaphysischen inneren Kräfte, die unser Verhalten beeinflussen, zu verstehen, können wir unser Verhalten viel besser in Bahnen lenken, die wir für richtig halten. Unser Selbst beherbergt innere Kräfte wie das fleischliche Selbst, den Verstand und das Herz. Jede dieser Kräfte färbt auf unterschiedliche Art und Weise auf unser Verhalten ab. Das fleischliche Selbst z.B. übernimmt die lebenswichtige Aufgabe, unsere physische Existenz zu bewahren. Legen wir es aber nicht an die Leine, lässt es uns unersättlich werden und Gewohnheiten annehmen, die schließlich unsere Selbstkontrolle schwächen und unsere Selbstachtung zerstören. Der Schlüssel zur Beherrschung des Selbst liegt darin, dass wir unsere Willenskraft in Momenten der Schwäche oder der Versuchung trainieren.

Auch die Umwandlung wünschenswerter Verhaltensweisen in Gewohnheiten gestattet uns, von den Vorteilen zu profitieren, welche diese mit sich bringen. Wenn wir es uns beispielsweise zur Angewohnheit machen, morgens früh aufzustehen und leichte sportliche Übungen zu machen oder zu meditieren, werden wir in den Genuss der Ausschüttung von Hormonen kommen, von denen wir sonst vielleicht nichts bemerken würden. Selbst wenn wir dann unsere Ziele für den Tag nicht erreichen sollten, hätten wir doch zumindest eines erreicht: Zeit für unsere spirituelle Weiterentwicklung aufgebracht zu haben.

Ein wichtiger menschlicher Wesenszug ist unser Bedürfnis nach Einfachheit. Um diesem gerecht zu werden, sollten wir nur einen einzigen Terminkalender benutzen und nie mehrere Aufgaben gleichzeitig in Angriff nehmen. Dadurch vermeiden wir es, wichtige Notizen zu verlegen, Kontaktinformationen zu übersehen und Konferenzen zu vergessen. Die Konzentration auf jeweils nur eine einzige Aufgabe und das weit gehende Ausschließen von Unterbrechungen und Störungen bereiten unser Gehirn darauf vor, auch dann keine Zeit zu verlieren, wenn es um die Bewältigung schwieriger Probleme geht (Verkürzung der ‚Warmlaufphase‘). Daher sollten wir unsere Mitarbeiter und Freunde darüber informieren, dass wir nur im äußersten Notfall gestört werden möchten. Wirkungsvoll sind aber auch das Abstellen von Telefon und Handy, der Wechsel des Ortes, an dem wir arbeiten, und das Aufhängen von Schildern mit der Aufschrift ‚Nicht stören!‘.

Zeiträuber wie z.B. überflüssiges Zögern, bevor man eine Aufgabe tatkräftig in Angriff nimmt, lassen sich ausschalten, indem man die ihnen zu Grunde liegenden Ursachen bekämpft. Gerade dieses Zögern lässt sich oft auf die Angst zurückführen, einer neuen Herausforderung nicht gewachsen zu sein. Es ist ganz eindeutig kontraproduktiv, weil es nicht zur Bewältigung einer Aufgabe beiträgt, sondern sie nur nach hinten verschiebt und weiter erschwert. Eine Möglichkeit, dieses lästige Zögern zu überwinden und uns zügig an die Arbeit zu machen, besteht darin, Aufgaben in kleinere Einheiten zu zerlegen und diese dann Schritt für Schritt zu erledigen. Dieser Ansatz nimmt uns unsere Angst, denn schon bald erkennen wir, wie der kleine Erfolg in der einen Einheit auch zum Erfolg in der ihr folgenden beiträgt. Andere Ursachen, die uns dazu veranlassen, unnötig Zeit zu verlieren, sind die Angst vor dem Erfolg, negative Gedanken, die wir mit der Aufgabe an sich verbinden, Perfektionismus und mangelnde Organisation. Auch sie lassen sich auf ähnliche Art und Weise beseitigen.

Da wir von Natur aus visuelle Wesen sind, beschäftigt sich ein Großteil unserer Geisteskraft mit der Verarbeitung von Bildern. Über 80% des Inputs, der unser Gehirn erreicht, nimmt den Weg über unsere Augen. Unser visuelles Gedächtnis ist dem Gedächtnis unseres Gehörs oder unseres Tastsinns weit überlegen. Da die Zeit unsichtbar ist, fällt es uns also schwer, sie uns vorstellen und in unsere Pläne zu integrieren. Dieses Problem lässt sich aber dadurch umgehen, dass wir die Zeit in einem Terminkalender oder Ähnlichem sichtbar machen. Wenn wir uns darauf beschränken, nur einen einzigen Planer zu verwenden, zeigt uns dieser über Monate hinweg jedes Stück Zeit, das uns zur Verfügung steht. Das Vermerken aller Aktivitäten, Aufgaben, Verabredungen und anderer Verpflichtungen eröffnet der Zeit einen Zugang zu unserem visuellen Gedächtnis. Das Umranden, Unterstreichen und Markieren von Terminen, Zeiträumen und Fristen erlaubt uns, unsere Zeit sinnvoll und effektiv einzuteilen.

Die soziologische Komponente

Schließlich sollten wir auch versuchen, uns darüber klar zu werden, wie andere Menschen denken und agieren, wie sie auf uns reagieren und warum sie mit uns kommunizieren. Denn auch diese Aspekte spielen für unser Zeitmanagement eine nicht zu unterschätzende Rolle. Da unsere Beziehungen zu anderen Menschen unseren emotionalen Zustand und damit auch unsere Fähigkeit, uns in Hinblick auf die Zeit selbst zu managen, beeinflussen, profitieren wir davon zu wissen, wie diese anderen Menschen uns dabei helfen bzw. uns daran hindern, unsere Ziele zu erreichen. Unsere Willenskraft können wir dadurch stärken, dass wir mit anderen zusammenarbeiten. Überhaupt sollten wir nicht alle Aufgaben auf eigene Faust erledigen, sondern durchaus auch bestimmte Arbeiten an andere delegieren. Missverständnisse lassen sich vermeiden oder zumindest schnell ausräumen, wenn man (privat oder in Konferenzen) miteinander redet.

Inzwischen existieren auch schon viele elektronische Hilfsmittel, die uns dabei helfen können, unsere Zeit erfolgreich zu managen. Bei diesen ist jedoch entscheidend, dass wir sie auch zielgerichtet einsetzen. Nicht jedes Gerät und nicht jede Software ist für jede Aufgabe geeignet. Das Handy beispielsweise erspart uns zwar einerseits einiges an Zeit, andererseits ist es aber auch eine ständige Störungsquelle und raubt uns unsere Konzentration.

Fazit

Zeitmanagement bedeutet Selbstmanagement - entscheiden, was wann zu tun ist. Erfolgreiches und effektives Zeitmanagement erfordert Selbstdisziplin und Selbstbeherrschung. Es basiert auf dem Verstehen der physiologischen, psychologischen, spirituellen und soziologischen Aspekte des Selbst. Je besser wir uns kennen, desto besser können wir uns auch beherrschen und organisieren. Gelingt uns dies nicht, laufen wir Gefahr, unsere Ziele zu verfehlen.

Der hier vorgestellte ganzheitliche Ansatz verbindet mehrere ganz unterschiedliche Komponenten miteinander. Indem er uns zeigt, wie wir die unterschiedlichen Aspekte unseres Daseins effektiv und erfolgreich verwalten können, ermöglicht er uns, effektiv und erfolgreich über unsere Zeit zu verfügen.

(Aus der Zeitschrift Fontäne, Ausgabe 16, 2002)